Сообщение об успешной отправке!
Cookies
Cookies Settings
Файлы cookie, необходимые для корректной работы сайта, всегда включены. Другие файлы cookie настраиваются.
КЕЙС Внедрения системы PYRUS в компанию производителя
Автоматизация процесса управления доверенностями с помощью системы Пайрус
Разработали централизованную систему для оформления, согласования и учета доверенностей, объединив реестр сотрудников, шаблоны документов и автоматические проверки в единую экосистему.
+
=
порядок в вашем бизнесе
Наш клиент — крупный производитель в России
Компания включает несколько юридических лиц и ведет деятельность по различным направлениям: производство и изготовления строительных материалов. В компании работает большой штат сотрудников в разных регионах страны.
ручное управление доверенностями становилось всё более проблематичным...
ПО МЕРЕ РОСТА БИЗНЕСА
Компания столкнулась
с типичными сложностями:
с типичными сложностями:
- Оформление документов занимало до 5 рабочих дней
- Документы содержали ошибки из-за ручного заполнения
- Отсутствовал централизованный контроль сроков действия
- Возникали риски использования недействительных доверенностей
- Старый процесс требовал участия множества сторон, что повышало нагрузку на отделы и замедляло процесс получения доверенности.
была использована платформа Pyrus благодаря ряду ключевых преимуществ:
Для решения этих проблем
- Возможность быстрого запуска проекта без длительного внедрения
- Возможность интеграции с различными корпоративными системами (например, 1С:ЗУП)
- Возможность оптимизации процесса с помощью гибкой настройки маршрутизации
- Возможность автоматизации процессов с помощью ботов
- Возможность хранения данных с помощью реестров и справочников
Наша задача состояла в том, чтобы автоматизировать процесс от начала до конца: минимизировать ручной ввод данных, создать механизм автоматических проверок и уведомлений, разгрузить юридический отдел и обеспечить полный контроль за жизненным циклом доверенностей.
Автоматизация
Убрали всю рутину из процесса оформления доверенностей
- Мы создали форму для оформления новых доверенностей и выгрузки уже действующих доверенностей.
- Для оформления доверенностей предусмотрели различные варианты типов сотрудников (штатные сотрудники компании, сотрудники других юридических лиц, юридические лица).
Для синхронизации информации о сотрудниках в внутренних сервисах компании и системе Pyrus
Была настроена интеграция с 1С: ЗУП - каждые 24 часа эта информация обновляется в справочнике Pyrus. В случае, если обновление еще не успело произойти - возможно добавить данные доверенного лица вручную.
В форме настраиваются данные доверенностей:
(Ниже показываем как это выглядит в программе)
(Ниже показываем как это выглядит в программе)
Для каждого типа доверенности мы создали справочники, со списком возможных полномочий.
Запись из справочника ссылается на атомарные задачи, в которых прописан подробный текст доверенности для каждого типа полномочия. Благодаря такой структуре хранения данных, есть возможность редактировать старые и добавлять новые полномочия.
сверху- справочник со списком полномочий должности Бухгалтер. ниже- реестр атомарных задач с описанием текста доверенности.
чтобы не перегружать форму, некоторые поля показываются только в случае, если они необходимы для данного типа доверенности и определенного набора полномочий
МЫ СОЗДАЛИ БОТОВ ДЛЯ РУТИНЫ
Примеры ботов:
- Бот склонения — автоматически склоняет имена в нужном падеже при формировании текста доверенности
- Бот проверки лимита полномочий для финансовых доверенностей и сроков окончания доверенности
- Бот автоматического переноса данных между задачами
Юридический отдел не включается в процесс, если:
Система автоматически определяет необходимость привлечения юридического отдела, что существенно снизило их нагрузку.
- доверенность оформляется повторно и при этом наполненность доверенности аналогичная
- доверенность является нефинансовой и сотрудник работает в компании клиента
Скан доверенности создается в отдельной защищенной задаче, куда нет доступа для сотрудников (кроме администратора), чтобы не хранить в открытом доступе факсимиле подписи и фото печати.
Все оформленные доверенности хранятся в едином реестре, что обеспечивает мгновенный доступ к актуальной информации и позволяет эффективно управлять всем жизненным циклом документов. Все сотрудники имеют доступ к уже оформленным доверенностям (к результату), но при этом процесс согласования скрыт от лиц, не участвующих в процессе.
Все оформленные доверенности хранятся в едином реестре, что обеспечивает мгновенный доступ к актуальной информации и позволяет эффективно управлять всем жизненным циклом документов. Все сотрудники имеют доступ к уже оформленным доверенностям (к результату), но при этом процесс согласования скрыт от лиц, не участвующих в процессе.
Как устроен контроль доверенностей
Самая ценная часть системы – автоматический контроль. Мы настроили несколько важных проверок:
- Контроль сроков действия
- Система ежедневно проверяет срок окончания всех доверенностей
- За 14 дней до истечения срока формируется уведомление ответственным лицам
- Автоматическая отмена доверенностей
- При увольнении сотрудника (данные из 1С:ЗУП)
- При изменении паспортных данных (данные из 1С:ЗУП)
- При изменении должности сотрудника (данные из 1С:ЗУП)
- Проверка лимитов полномочий
- Для финансовых доверенностей система контролирует соответствие лимитов должности сотрудника
Внедрение системы и обучение сотрудников
Мы стремились сделать систему максимально интуитивно понятной. На разработку и внедрение потребовалось:
- 2 месяцадля создания прототипа и настройки всех процессов
- 1 месяцна тестирование и обучение сотрудников
- 2 неделина корректировки и финальную адаптацию
Результаты внедрения
Главным итогом стало значительное повышение эффективности работы с доверенностями
- до 1 часаВремя оформления типовых доверенностей сократилосьс 5 дней до 1 часа
- на 95%Количество ошибок при оформлении снизилось
- –Полностью исключены случаи использования просроченных доверенностей
- на 25%Нагрузка на юридический отдел снизилась
- 100%Появилась полная прозрачность всех процессов
- +Мгновенный доступ к актуальной информацииблагодаря хранению всех доверенностей в едином реестре
- МЧДПри необходимости выпускается МЧД
На текущий момент в системе зарегистрировано более 1500 доверенностей, и она полностью оправдывает ожидания.
АТЛАС
ВМЕСТЕ МЫ СОЗДАДИМ УДОБНЫЙ БИЗНЕС
ОСТАВЬТЕ ЗАЯВКУ И МЫ СВЯЖЕМСЯ С ВАМИ
*Отправляя данную форму вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
ОСТАВИТЬ ЗАЯВКУ
Сообщение об успешной отправке!