Сообщение об успешной отправке!
Cookies
Cookies Settings
Файлы cookie, необходимые для корректной работы сайта, всегда включены. Другие файлы cookie настраиваются.
КЕЙС Внедрения системы PYRUS в компанию косметики с многочисленными международными контрагентами
Автоматизация процесса подписания договоров с международными контрагентами с помощью системы Пайрус
Разработали централизованную систему для оформления, согласования и учета договоров с зарубежными контрагентами, объединив реестры контрагентов, формы с информацией о них и реестр всех договоров в единую экосистему
+
=
Новые возможности
Наш клиент — компания, работающая на косметическом рынке с многочисленными международными контрагентами
Компания работает с различными отраслевыми подразделениями, поэтому требуется регулярное заключение и контроль договоров с зарубежными партнерами.
управление договорами осуществлялось с помощью электронной почты, что привело по мере роста компании к определенным сложностям:
Изначально...
Компания столкнулась
с типичными сложностями:
с типичными сложностями:
- Из-за нарушенной маршрутизации, часть писем терялась
- Согласование документов занимало более недели
- Отсутствовал централизованный контроль сроков действия договоров
- Сложно было отследить получение оригиналов документов от контрагентов
- Процесс был непрозрачным для руководства
- Отсутствие актуального реестра
Для решения этих проблем была использована платформа Pyrus.
Наша задача состояла в том, чтобы автоматизировать процесс от начала до конца: создать единый реестр контрагентов, унифицировать процесс согласования, обеспечить прозрачность на всех этапах и реализовать автоматический контроль сроков.
Наша задача состояла в том, чтобы автоматизировать процесс от начала до конца: создать единый реестр контрагентов, унифицировать процесс согласования, обеспечить прозрачность на всех этапах и реализовать автоматический контроль сроков.
Автоматизация
Убрали всю рутину из процесса оформления договоров с международными контрагентами
В системе Pyrus создали реестр зарубежных контрагентов, который может использоваться не только для процесса подписания договоров, но и для других процессов, например, для согласования счетов.
Для всех контрагентов разработали единую вендор-форму, содержащую полную информацию по каждому контрагенту.
Для всех контрагентов разработали единую вендор-форму, содержащую полную информацию по каждому контрагенту.
Система предоставляет две возможности заполнения вендор-формы:
- Создание уникальной ссылки для самостоятельного заполнения контрагентом
- Заполнение формы сотрудниками компании
Изначально в справочнике были представлены страны и их столицы, но мы предусмотрели возможность для клиентов самостоятельно дополнять список городов, исключив необходимость обращения в техническую поддержку при отсутствии нужного города в справочнике
Для упрощения работы с географическими данными мы создали справочник стран и городов
Весь процесс работы с договорами происходит в специально разработанной форме
Форма согласования документов с поставщиком
При её создании:
- Учли структуру компании с несколькими юридическими лицами
- Предусмотрели возможность выбора готовой вендор-формы с автоматическим переносом информации, или ручного ввода информации, в случае, если каких-то данных нет
- Включили подсказки по терминам доставки для сотрудников непосредственно в форму
Например, если руководитель указывает, что проверка контрагента не требуется, задача автоматически минует этот этап.
В зависимости от принимаемых решений, система автоматически направляет задачу на нужные этапы.
На каждом этапе согласования по умолчанию назначены ответственные лица, которых при необходимости можно изменить вручную. Если на каком-либо этапе качество данных не соответствует требованиям, сотрудник может вернуть задачу на предыдущий этап для доработки.
Для обеспечения информационной безопасности мы создали отдельный подпроцесс - Внесение данных в 1С и регистрация в банке.
Это разделение позволяет предоставлять доступ к информации только тем сотрудникам, которым она необходима для выполнения их функций. После заполнения необходимых полей в подпроцессах, информация автоматически переносится в основную задачу.
Также отдельным подпроцессом договор добавляется в реестр, что служит местом хранилища.
Для обеспечения информационной безопасности мы создали отдельный подпроцесс - Внесение данных в 1С и регистрация в банке.
Это разделение позволяет предоставлять доступ к информации только тем сотрудникам, которым она необходима для выполнения их функций. После заполнения необходимых полей в подпроцессах, информация автоматически переносится в основную задачу.
Также отдельным подпроцессом договор добавляется в реестр, что служит местом хранилища.
Как устроен контроль договоров
Важная часть системы – автоматический контроль сроков действия договоров.
Реестр договоров служит не только хранилищем данных, но и инструментом управления:
Реестр договоров служит не только хранилищем данных, но и инструментом управления:
Внедрение системы и результаты
На разработку и внедрение системы потребовалось всего 1,5 месяца. Главными результатами автоматизации стали:
- до 3 днейСокращение времени согласования документовс недели до 3 дней
- 30Активное использование процесса сотрудникамив месяц создается около 30 задач
- +Полная прозрачность процесса на всех этапах
- +Автоматический контроль сроков действия договоров
- 100%Централизованное хранение и управление всеми договорами в едином реестре
- –Исключение случаев потери документов и срыва сроков
Система полностью оправдывает ожидания клиента и продолжает активно использоваться для эффективного управления договорами с международными контрагентами
АТЛАС
ВМЕСТЕ МЫ СОЗДАДИМ УДОБНЫЙ БИЗНЕС
ОСТАВЬТЕ ЗАЯВКУ И МЫ СВЯЖЕМСЯ С ВАМИ
*Отправляя данную форму вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
ОСТАВИТЬ ЗАЯВКУ
Сообщение об успешной отправке!